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Event-Controlling: Strukurierte Planung von Ausgaben und Einnahmen

Posted on | November 2, 2010 | No Comments

Wenn für eine Grossveranstaltung, wie Konzerte, Galaevents oder Motorsportevents sicher geplant werden soll, dann bedarf es vorher einer Vorbereitung, seitens des Controllings. Eventcontrolling , bedeutet hier, dass Statistiken, Berechnungen sowie Grafiken, für den Erfolg oder den Gewinn des jeweiligen Events ermittelt werden müssen. Es können Abweichungen entstehen, welche minimal oder maximal von den Endcontrollingwerten sein können.

Begrenzt, heisst hier, dass Sie die Ausgaben für eine Grossveranstaltung im Rahmen halten können. Dadurch muss ein bestimmtes Budget, nicht mehr überschritten werden, sondern bleibt etwas über oder unter der Budgetgrenze. Sie verschulden sich nicht mehr so sehr, wenn das Eventguthaben nur einen bestimmten Rahmen beinhaltet. Das heisst, dass , wenn Sie circa 25.000 Euro für eine grosse Eventveranstaltung zur Verfügung haben, dann wird diese Ausgabegrenze in einer speziellen Controllingtabelle erfasst und statistisch sowie rechnerisch bewertet und ausgerechnet.

Beispiel für einen Eventcontrolling -Plan: Musikfestival Berlin mit Stargast XY

So kann ein Eventcontrolling -Plan aussehen: Budget für das Grossevent beträgt 50.000 Euro. Minus: Kosten für Strom, Musikanlagen , Heizung , Getränke, Halllenmiete oder Platzmiete uvam… Werte in eine Controllingtabelle eintragen und statistisch berechenen, so dass ein Übertrag oder ein Restbetrag zur Verfügung steht. Diesen Übertrag, können Sie für unvorhergesehne Fälle verwenden oder wieder anlegen, wenn dieser nicht angetastet wird. Plus kommt rein, in die Tabelle und wird separat gelistet: Künstler muss etwas bezahlen, damit er auftreten kann. Werbeguthaben für Plakate, die auf dem Gelände oder an Schaukästen angebracht werden (Gelände gehört Ihnen und Sie bekommen Miete für die jeweilige Werbefläche).

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